Les Terres de Belenos

Plaintes officielles

Comment faire une plainte ?

Vous pouvez faire une plainte officielle via la Base de données bélénoise (Onglet « Compte bélénois, option « Plaintes ») ou en envoyant un courriel à Ethique@Terres-de-Belenos.com.

Tout individu ou groupe d’individus qui s’estime lésé par une situation peut faire une plainte au Comité d’éthique de Bélénos.

Motif d’une plainte

La plainte est généralement de nature personnelle. Elle peut néanmoins être effectuée par une personne tierce ayant un intérêt ou qui juge pertinent et raisonnable de croire qu’il est dans l’intérêt d’une personne ou d’un groupe qu’une situation soit connue.

Délais de traitement

Toute plainte reçue sera traitée dans un délai raisonnable en fonction de la gravité et des risques qu’elle représente pour la personne.

Le Comité d’éthique s’engage, dans la mesure du possible, à prendre en charge la plainte dans un délai maximal de 21 jours et à la traiter dans un délai de maximal de 21 jours également.

Réception et direction de la plainte

Un fois la plainte reçue, elle sera analysée pour déterminer si elle est recevable, à savoir si elle entre dans le mandat dévolu au Comité éthique. Pour les plaintes déposées par écrit, un accusé de réception vous sera remis.

Si la plainte est jugée recevable, un membre sera chargé du dossier de manière confidentielle.

Dans le cas d’une plainte adressée en urgence, pendant un évènement par exemple, le Comité prendra tous les moyens qu’il juge approprié pour que celle-ci soit traitée le plus rapidement et efficacement possible.

Traitement des plaintes et consultation du Comité éthique

1. Synthèse de la plainte 

La personne en charge du dossier communiquera avec vous. En effet, pour qu’une enquête ou une action rapide et juste puisse être réalisée, nous devrons répondre avec vous à certaines questions.

Un formulaire de réception de plainte sera utilisé et il vous sera demandé de le compléter seul ou avec le responsable identifié au traitement, selon votre préférence, afin de pouvoir donner suite à votre demande.

Par voie orale ou écrite, nous vous aiderons à rassembler les points suivants :

  • Indiquer si la plainte est déposée en son nom ou pour le compte d’un groupe de personnes;
  • Fournir des détails complets sur l’objet de la plainte (ex : triche, comportement déplacé, harcèlement, pollution, etc.) et description technique (moment, lieux, photos, liens de subordination);
  • Identification du moment, date et heure si possible et de la répétition des événements s’il y a lieu;
  • Identification des personnes impliquées (idéalement avec coordonnées);
  • Description claire des dommages ou craintes liées à la plainte;
  • Description claire de la réparation, sanction ou du changement souhaitée.

2.Enquête et traitement

La personne en charge du dossier mènera une enquête au besoin afin de recueillir les faits : témoignages des gens impliqués et autres informations nécessaires à l’analyse.

Selon la nature de la plainte, cette démarche sera effectuée en toute confidentialité.

Lorsque possible, la médiation simple ou l‘intervention informelle pourrait être entreprise plutôt qu’un délibéré entre organisateurs ou le Comité éthique.

*À noter qu’afin de protéger le requérant, toute plainte impliquant des actes qui pourraient être de nature criminelle ou à caractère sexuel seront traitées de façon confidentielle en tout temps, jusqu’à la résolution du dossier et de l’application des sanctions.

3. Délibéré des organisateurs ou du Comité d’Éthique

Un fois les données colligées, le responsable du dossier fera le résumé de ses observations, ainsi que ses recommandations aux membres du Comité éthiques ou de l’organisation et ceux-ci se prononceront sur l’action ou la sanction qui devra être exécutée.

Le plaignant, ainsi que les autres personnes impliquées seront avisés de la décision respectivement et simultanément.

Il est à noter que les dossiers peuvent être révisés si de nouveaux éléments nous sont communiqués ou observés.